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Login und Passwortverwaltung

#Hinweise zum Login

  • das Login erfolgt für alle Nutzer*innen über die Loginseite der Beratungsstelle oder der Abteilung.
  • Benutzername und Passwort sind case-sensitive, das heißt: Groß- und Kleinschreibung müssen exakt eingehalten werden.

❗Bitte achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung und geben Sie die Daten genau so ein, wie der Benutzername und das Passwort im System hinterlegt wurden.

  • Wenn Sie Ihren Benutzernamen oder Ihr Passwort dreimal falsch eingeben, wird Ihr Zugang vorübergehend gesperrt.
    Die Administrator*innen Ihrer Beratungsstelle werden automatisch benachrichtigt und können Ihren Zugang wieder freigeben.
    Eine Anmeldung ist erst nach dieser Freigabe wieder möglich.
  • Wenn Sie Ihr Passwort verloren oder vergessen haben, können Sie ein neues Passwort erzeugen.

#Login mit Multifaktor-Authentifizierung

Um die Sicherheit Ihres Zugangs zu erhöhen, können Benutzer*innen die Option der 2-Faktor-Authentifizierung nutzen.
Wie Sie die MFA aktivieren und verwalten, erfahren Sie hier.

Ist diese Funktion eingeschaltet, wird nach jedem Login automatisch eine E-Mail an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Diese enthält einen Code, den Sie zur Bestätigung Ihres Zugangs zusätzlich auf der Login-Seite eingeben müssen. Der Code ist 10 Minuten gültig.

#Vor dem allerersten Login

Neue Administrator*innen- und Berater*innen-Konten werden von Administrator*innen oder - nach Auftrag - vom AYGOnet-Team initial angelegt.
🦉Nur Ratsuchende registrieren sich selbst über die Registrierungsseite.

Den Nutzernamen und die eingetragene E-Mail-Adresse erhalten neue Nutzer*innen von den Administrator*innen mitgeteilt.

Aus Sicherheitsgründen werden beim Anlegen neuer Benutzer*innen niemals Passworte direkt zugeteilt.
Alle Passworte in der Anwendung werden stets ausschließlich von den jeweiligen Nutzer*innen selbst gesetzt.

Nach dem Anlegen eines neuen Zugangs erhalten die neuen Nutzer*innen einen Link zur Passwortsetzung an ihre E-Mail-Adresse.

🦉Dieser Link ist aus Sicherheitsgründen nur 10 Minuten gültig!
Sollte der Link ablaufen sein, nutzen Sie bitte alternativ die Passwort-vergessen-Funktion auf der Login-Seite Ihrer Beratungsstelle.

Beim Klick auf den Link können Sie Ihr persönliches Passwort selbst festlegen. Wie es geht erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

#Passwort (zurück)setzen

❗Hinweis zur Passwort-Rücksetzung bei Passwort-Verlust:❗

Eine Passwort-Rücksetzung wirkt sich direkt auf den Ver- und Entschlüsselungsprozess Ihrer Inhalte aus.
Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob Ihr Passwort tatsächlich verloren gegangen ist, bevor Sie eine Rücksetzung leichtfertig durchführen. Ohne zuvor erzeugte Notfallschlüssel kann eine Passwort-Rücksetzung dazu führen, dass ältere Inhalte nicht mehr entschlüsselt werden können.

Wir empfehlen dringend, im Vorfeld unsere Hinweise zu Datensicherheit und Verschlüsselung zu beachten.

Bei Initialsetzung oder Passwortverlust können Sie über die Passwort-vergessen-Funktion ein neues Passwort erzeugen.

  • Gehen Sie zur Login-Seite Ihre Beratungsstelle.
  • Klicken Sie in der Login-Maske auf das Menü Neues Passwort anfordern.
  • Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Benutzername in das vorgesehene Feld ein. Es muss die E-Mail-Adresse oder der Benutzername sein, die im System zu Ihrem Zugang hinterlegt sind.
  • Anschließend wird ein Link zur Passwortzurücksetzung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Dieser Link ist 10 Minuten gültig.
  • Folgen Sie dem Link in der E-Mail, um ein neues Passwort festzulegen.
  • Und füllen Sie die entsprechenden Felder aus.

🦉Beachten Sie die Passwort-Mindestanforderungen!
Das Passwort muss mindestens 12 Zeichen enthalten und Groß- sowie Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen umfassen.

  • Nach dem Klick auf Passwort setzen ist das neue Passwort aktiv.

#Passwortfreigabe

❗Zu diesem Zeitpunkt können Sie sich zwar wieder in Ihr Konto einloggen, der Zugang bleibt jedoch vorerst gesperrt und muss von einem/einer Administrator*in freigegeben werden.
Die Administrator*innen werden automatisch per E-Mail an die in der Beratungsstelle hinterlegten Admin-Adressen benachrichtigt.

💡Um den Freigabe-Vorgang zu beschleunigen, können Sie auch ein Admin direkt kontaktieren.

Nach einer Passwortrücksetzung (z. B. nach Passwortverlust) können Sie sich wieder anmelden und Ihre Beratungen wie gewohnt fortführen. Ältere Nachrichten und andere Inhalte bleiben jedoch vorerst verschlüsselt.

Um diese Inhalte zu entschlüsseln, benötigen Sie Ihren zuvor erzeugten und sicher aufbewahrten Notfallschlüssel bzw. QR-Code.

Weitere Informationen zur Entschlüsselung der Inhalte mit dem Notfallschlüssel finden Sie hier.

Einen Hinweis zur Passwort-Rücksetzung bei Ratsuchenden finden Sie hier.

#Passwort-Änderung

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Eigene Daten -> Bereich Zugangsdaten

🦉Bitte beachten Sie:
Eine interne Passwortänderung ist nicht dasselbe wie eine Passwortrücksetzung!

  • Bei der internen Passwortänderung sind Sie bereits eingeloggt und bestätigen Ihre Identität mit dem aktuellen Passwort. Ihr Notfallschlüssel bleibt dabei gültig.

  • Eine Passwortrücksetzung wird verwendet, wenn Sie sich nicht mehr anmelden können (z. B. bei einem Passwortverlust).

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie Ihr Passwort regelmäßig aktualisieren – besonders dann, wenn Sie den Verdacht haben, dass es kompromittiert wurde.

Eine regelmäßige Passwortänderung reduziert das Risiko unbefugter Zugriffe und trägt dazu bei, die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten Ihrer Klient*innen zuverlässig zu schützen.

  • Geben Sie hierfür einmal Ihr aktuelles Passwort und zweimal das neue Passwort ein und speichern Sie die Änderungen.
  • Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie sich beim nächsten Login mit dem neuen Passwort anmelden.