Rechte der Beratenden

#mit Kontingenten arbeiten

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Rechte der Berater*innen

Abhängig vom internen Arbeitsprozess einer Beratungsstelle kann mit Kontingenten gearbeitet werden.

• Kontingente für die Berater*innen
• Kontingent für die Beratungsstelle

#Kontingente für Berater*innen

Ein Kontingent bestimmt die maximale Anzahl der Neuregistrierungen von Ratsuchenden bei dem*r jeweiligen Berater*in.

Die Berater*innen legen ihre Kontingente selbst fest und verwalten diese eigenständig in ihren Einstellungen. Mehr dazu hier.

Beispiel:
Eine Beraterin setzt ein Kontingent von „5“. Bei jeder Neuregistrierung eines Ratsuchenden bei ihr wird der Wert um eins reduziert. Erreicht das Kontingent „0“, sind keine weiteren Anmeldungen bei dieser Beraterin möglich, bis der Kontingentwert manuell wieder erhöht wird.

🦉Eine System-Benachrichtigung wird an die Berater*innen gesendet, sobald das Kontingent erschöpft ist.

#Kontingent für die Beratungsstelle

Mit dieser Option können Sie ein allgemeines Kontingent für die Beratungsstelle festlegen. Alle Registrierungen durch Ratsuchende nutzen dasselbe Kontingent – unabhängig davon, ob die Registrierung über die Beratungsstelle oder direkt über einen Beraterin erfolgt.

Ist das Kontingent aufgebraucht, sind keine weiteren Registrierungen möglich. Der Wert kann jederzeit von den Beratungsstellenadministrator*innen angepasst werden.

Ist diese Option ausgewählt, kann noch ein Text hinterlegt werden, der den Ratsuchenden bei der Registrierung angezeigt wird, sobald das Kontingent erschöpft ist.

🦉Eine System-Benachrichtigung wird an die Administrator*innen gesendet, sobald das Kontingent erschöpft ist.

🦉 Das Kontingent hat keinen Einfluss auf öffentliche Termine. Ratsuchende können diese weiterhin ohne Registrierung und auch bei aufgebrauchtem Kontingent wahrnehmen.

#Beratendenrechte konfigurieren

#Verwaltung der Logindaten

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Rechte der Berater*innen

Legen Sie fest, ob Berater*innen ihre Logindaten für die Online-Beratung selbstständig ändern dürfen. Die Logindaten umfassen den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse.

Wenn die Logindaten zentral von den Administrator*innen verwaltet werden sollen, wählen Sie die Option „Nein“. In diesem Fall können Berater*innen ihre Logindaten nicht selbstständig anpassen.

🦉Die Passwort-Erstellung ist hiervon nicht betroffen. Passworte werden ausschließlich durch die Nutzer*innen selber erzeugt und festgelegt.

#Hochladen von Profilbildern

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Rechte der Berater*innen

Legen Sie fest, ob Berater*innen ein eigenes Profilbild hochladen dürfen.

• Profilbild hochladen erlauben: Wenn Sie möchten, dass Berater*innen ein individuelles Profilbild verwenden können, aktivieren Sie diese Option.
• Anonymität wahren: Um die Anonymität der Berater*innen und der Beratung zu betonen, bleibt diese Option deaktiviert. In diesem Fall werden standardisierte, anonyme Avatare vom System bereitgestellt.

🦉Deaktivierung der Option: Wenn die Option zum Hochladen von Profilbildern nachträglich deaktiviert wird, werden alle hochgeladenen Profilbilder endgültig gelöscht.

#Kontaktdaten der Berater*innen

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Als Administrator*in haben Sie die Möglichkeit, den Block zur Eingabe persönlicher Daten wie Name, Vorname, Adresse usw. für Berater*innen ein- bzw. auszublenden.

Kontaktdaten anzeigen:
Wenn Sie möchten, dass Berater*innen Kontaktdaten oder ein Info-Text hinterlegen können, aktivieren Sie diese Option. In diesem Fall können Berater*innen auch zusätzliche Informationen, wie beispielsweise Name oder Arbeitszeiten, angeben.
🦉Diese Angaben werden in den Profil-Einstellungen der jeweiligen Berater*innen eingetragen und sind komplett freiwillig. Die Berater*innen können natürlich auch alle Felder leer lassen.

bei einer Registrierung über den persönlichen Berater-Link: (link❗)

In der Anwendung auf Seite der Ratsuchende:

#Umgang mit Dateianhängen

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Rechte der Berater*innen

Legen Sie fest, wie mit Dateianhängen in der Online-Beratung auf Seite der Beratende umgegangen wird. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

• Nein: Berater*innen dürfen nie Dateien anhängen oder verschicken. Diese Einstellung sorgt dafür, dass keine Dateianhänge in der Kommunikation verwendet werden können.
• Ja, nach Freigabe: Die Administrator*innen entscheiden, ob und welche Berater*innen Dateianhänge verschicken dürfen. Bei dieser Einstellung ist die Möglichkeit zum Anhängen von Dateien zunächst nicht gegeben und muss im Einzelfall von den Administrator*\innen freigeschaltet werden.
• Ja: Berater*innen dürfen immer Dateien anhängen und verschicken. Diese Option ermöglicht eine flexible Nutzung von Dateianhängen in der Beratung.

#Status "gelesen" anzeigen

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Rechte der Berater*innen

🦉Hier geht es um die Nachrichten-Statusanzeige auf Seiten der Ratsuchenden.

Legen Sie fest, ob Ratsuchende erkennen können, ob ihr Berater*in ihre Nachricht schon gelesen hat oder nicht.

• Option ja: Ratsuchende können erkennen, ob die Berater*innen ihre Nachricht gelesen haben. Diese Einstellung fördert die Transparenz in der Kommunikation und gibt den Ratsuchenden ein besseres Gefühl der Interaktion. Allerdings kann sie auch zu einer gewissen Erwartungshaltung und Frustration bei den Ratsuchenden führen, falls die Antwort auf die Nachricht verzögert eintrifft.

Auf Seite der Ratsuchende:

• Option nein: Der gelesene Status der Nachrichten wird den Ratsuchenden nicht angezeigt. Der Status bleibt neutral (Nachricht wurde gesendet).
  Diese Option kann die Berater*innen entlasten, da sie flexibel auf Nachrichten reagieren können, ohne dass Ratsuchende sofort eine Antwort erwarten – etwa wenn eine Nachricht freitags um 18 Uhr gelesen und erst Montag früh beantwortet wird.

Auf Seite der Ratsuchende:

🦉Beachten Sie: Berater*innen können hingegen jederzeit den Status der Nachrichten auf der Ebene der Ratsuchenden einsehen, beispielsweise ob ihre Nachrichten bereits gelesen wurden oder nicht.

#Anzeige der aktiven Online-Berater*innen

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Rechte der Berater*innen

Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird den Berater*innen der Beratungsstelle angezeigt, wie viele anderen Berater*innen gleichzeitig online sind. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

• Nein: Andere online befindlichen Berater*innen werden nicht angezeigt.
• Ja, ohne Namensliste: Die Anzahl der online Berater*innen wird angezeigt, jedoch ohne die Nennung der Namen.
• Ja, mit Namensliste: Sowohl die Anzahl der online Berater*innen als auch deren (Benutzer-)Namen werden angezeigt.

Diese Informationen können dazu beitragen, die Zusammenarbeit und den Austausch unter den Beraterinnen zu fördern.