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Eine beratende Person verlässt unsere Einrichtung. Wie übertragen wir ein AYGOnet-Konto auf eine\*n neue\*n Berater*in?

Wenn ein*e Berater*in Ihre Einrichtung verlässt (z. B. durch Renteneintritt oder Stellenwechsel), sollte das bestehende Konto nicht durch eine einfache Änderung von Nutzername oder E-Mail-Adresse übertragen werden. Wir empfehlen stattdessen, die Beratungsfälle strukturiert auf ein neu angelegtes Konto zu übergeben.

Dies aus 2 Gründen:

  • Die Ratsuchenden werden aktiv über die Übertragung an eine*n neue*n Berater*in informiert. So werden Irritationen vermieden.
  • Ratsuchende haben so die Möglichkeit selber zu entscheiden, ob die neue beratende Person den bisherigen Gesprächsverlauf einsehen darf. Dadurch entstehen keine Erklärungsnotlagen, warum Beratungsinhalte intern ohne Einverständnis weitergegeben wurden. Dies ist auch aus datenschutzrechtlicher Sicht relevant.

Was sollte vor der technischen Umstellung beachtet werden?

Optimalerweise informiert der/die ausscheidende Berater*in ihre Ratsuchenden vorab über den Wechsel. So wird vermieden, dass Ratsuchende überraschend einer neuen Beratungsperson zugeordnet werden.

💡Weitere hilfsreiche Hinweise zum Berater*innen-Wechsel aus Sicht der Berater*innen finden Sie hier

#Wie gehen wir technisch vor?

#Schritt 1: Neue*r Berater*in anlegen

Loggen Sie sich als Admin in Ihrer Beratungsstelle ein und legen Sie die neue Berater*in an.

💡 Falls Ihre maximale Berater-Lizenzanzahl erreicht ist, kontaktieren Sie bitte den Support, damit wir vorübergehend eine zusätzliche Lizenz für Sie freischalten können!

#Schritt 2: Ausscheidende*r Berater*in löschen und dabei Fälle umweisen

Sie können die ausscheidende Person löschen und dabei alle ihre Beratungsfälle auf eine*n einzelne*n Berater*in übertragen. Bitte folgen Sie hierzu den Anweisungen.

💡 Wenn Sie die Beratungsfälle der ausscheidenden beratende Person auf verschiedene Berater*innen verteilen möchten, müssen die Fälle einzeln umgewiesen werden. Wie dies funktioniert, erfahren Sie hier.

❗Zusätzliche temporäre Lizenz:
Nach erfolgreicher Umstellung können Sie den Support kurz informieren. Falls zuvor eine zusätzliche Lizenz freigeschaltet wurde, wird die Lizenzanzahl anschließend wieder angepasst.