Handbuch für die Terminverwaltung

#Allgemeine Hinweise zu Terminen

Die Terminverwaltung ermöglicht Ihnen eine strukturierte Planung, Koordination und Dokumentation von Terminen. Sie unterstützt unterschiedliche Terminformate und Organisationsformen:

• Chat-, Video- (beide online) oder Präsenztermine (in Ihren eigenen Räumlichkeiten)
• Dientplanschichten
• Einzel- und Gruppentermine
• Beratungstermin mit Ratsuchenden und interne Termine mit Kolleg*innen
• Offene Termine sowie persönliche Termine mit Einladung
• Termine mit oder ohne Buchungsfunktion

Die Terminverwaltung lässt sich flexibel in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integrieren und an Ihre organisatorischen Anforderungen anpassen.

Welche Terminkategorien Ihnen zur Verfügung stehen, hängt davon ab, welche Module in Ihrer Beratungsstelle aktiviert sind:

• Chat-Modul → Chat-Termine und Präsenztermine für die Beratung mit Ratsuchenden
• Video-Modul → Video-Termine uund Präsenztermine für die Beratung mit Ratsuchenden
• Modul Interne Kommunikation → Chat- oder Video-Termine und Präsenztermine für interne Zwecke (z. B. Team-Termine mit Kolleg*innen) -
  ⚠️gilt sofern das Chat- bzw. Video-Modul parallel auch gebucht wurde
• Dienstplan-Modul → Schichten zur Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen (bei Buchung des Dienstplanmoduls)
• Termin PLUS Modul -> Zusatzmodul für TAN und Hotline-Termine

#Öffentlicher Kalender vs. persönlicher Kalender

#Der öffentliche Terminkalender Ihrer Beratungsstelle

Der öffentliche Terminkalender ist die nach außen sichtbare Terminübersicht Ihrer Beratungsstelle.

Der Link zum öffentlichen Terminkalender Ihrer Beratungsstelle finden Sie unter
➡️Einstellungen -> Eigene Daten -> Links und Urls

➡️URL-Typ: https://C0x.aygonet.org/name-ihrer-beratungsstelle/Index/Chats

Den Link zum öffentlichen Kalender können Sie beispielsweise auf der Website Ihrer Beratungsstelle einbinden, in den sozialen Medien teilen oder als QR-Code weitergeben – so finden Interessierte schnell und unkompliziert Zugang zu Ihrem Terminangebot.

Standardmäßig werden im öffentlichen Kalender ausschließlich offene Termine für alle angezeigt – für diese Termine ist eine vorherige Registrierung der Ratsuchenden in der Beratungsstelle nicht erforderlich.
Alle anderen Terminarten sind nur im eingeloggten Zustand sichtbar.

🦉 Je nach Konfiguration der Beratungsstelle können auch offene Termine für registrierte Nutzer*innen im öffentlichen Kalender erscheinen. Diese Einstellung muss zuvor von einer/einem Administrator*in in der Beratungsstellen-Verwaltung vorgenommen worden sein. Mehr dazu hier.

🦉Persönliche Termine mit Einladung sind im öffentlichen Kalender nie sichtbar.

Die Administrator*innen haben die Möglichkeit, auf dieser Seite einen individuellen Einleitungstext mit weiterführenden Informationen zum Terminangebot der Beratungsstelle zu hinterlegen. Mehr dazu hier.

#Der persönliche Kalender

Der persönliche Terminkalender ist ausschließlich für eingeloggte Nutzer*innen sichtbar – also für registrierte Ratsuchende, Berater*innen und Administrator*innen, die in der Anwendung angemeldet sind.

Er zeigt eine individuelle Übersicht aller relevanten Termine der jeweiligen Person: alle offenen Termine der Beratungsstelle sowie zusätzlich alle persönlichen Termine mit Einladung - oder Dienstschichten, die die Person selbst erstellt hat oder zu denen sie eingeladen wurde.

Ihr persönlicher Kalender finden Sie nach dem Login unter
➡️Beratungen -> Termine

#Wer hat Einsicht in welche Termine?

Die Einsicht in Termine ist rollen- und teilnahmebezogen geregelt.

Jede*r Nutzer*in sieht ausschließlich:

• Termine, die sie/er selbst erstellt hat
• Offene Termine, für die eine Teilnahme grundsätzlich möglich ist
• Termine mit Einladung, zu denen sie/er explizit eingeladen wurde

Eine darüberhinausgehende Einsicht in Termine anderer Nutzer*innen besteht nicht, sofern keine entsprechende Teilnahme- oder Berechtigung vorliegt.