Weitere Einstellungen

#Kategorien für persönliche Markierungen festlegen

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Eigene Daten -> Bereich Nachrichtenkategorien

Je nach Konfiguration der Beratungsstelle oder Abteilung können Berater*innen eigene Kategorien für die Markierung von Mailnachrichten anlegen.

Legen Sie hier Ihre individuellen Markierungsoptionen fest. Anschließend können Sie Nachrichten mit einem, zwei oder allen drei verfügbaren Kategorie-Fähnchen kennzeichnen.

Die drei Farben Grün, Gelb und Rot sind systemseitig fest vorgegeben.
Die gewünschten Bezeichnungen der Kategorien tragen Sie selbst in den entsprechenden Feldern ein.

#Abwesenheitsnotiz

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Eigene Daten -> Bereich Abwesenheit

#Abwesenheitsnotiz aktivieren

Bei planbarer Abwesenheit können sowohl Administrator*innen als auch Berater*innen eine eigene Abwesenheitsnotiz hinterlegen und aktivieren.

1. Aktivieren Sie die Abwesenheitsoption.
2. Verfassen Sie Ihren individuellen Abwesenheitstext.
3. Speichern Sie die Änderung.

🦉Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz nach Ihrer Rückkehr wieder zu deaktivieren!

#Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Ist eine Abwesenheitsnotiz aktiviert, wird innerhalb der Anwendung mit einem Banner im Navigationsbereich darauf hingewiesen.

Wenn Sie im Hinweis auf Bearbeiten klicken, werden Sie direkt zu Ihren Eigenen Daten geführt.

Dort können Sie den Schalter wieder deaktivieren und die Änderung speichern.

#Signatur

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Eigene Daten -> Bereich Signatur

Sie können eine persönliche Signatur für die Mailberatung hinterlegen.

Diese Signatur wird automatisch am Ende Ihrer ausgehenden Nachrichten eingefügt und sorgt für eine einheitliche und professionelle Darstellung Ihrer Kommunikation.

#Kontingentverwaltung

Wenn die Funktion Kontingent für Berater*innen in der Administration der Beratungsstelle aktiviert wurde, können Berater*innen die Höhe ihres persönlichen Kontingents selbst festlegen und verwalten.

Zu Beginn definieren Berater*innen die Anzahl ihres freien Kontingents.

Bei jeder neuen Registrierung eines*einer Ratsuchenden, der*die sich dieser beratenden Person zuordnet, wird das Kontingent automatisch um eins reduziert.

Sobald das Kontingent den Wert 0 erreicht, sind weitere Registrierungen bei dieser beratenden Person nicht mehr möglich. In diesem Fall erhalten die Berater*innen automatisch eine System-Benachrichtigung, die sie über das ausgeschöpfte Kontingent informiert.

🦉Die Höhe des freien Kontingents kann jederzeit – abhängig von verfügbarer Kapazität und den eigenen Ressourcen – nach oben oder nach unten angepasst werden.

#Links / URLs

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Eigene Daten -> Bereich Links / URLs

Hier können die gültigen Links der Beratungsstelle ausgelesen werden.

#Persönlicher Registrierungslink für Beratende

Der persönliche Registrierungslink ermöglicht es Ratsuchenden, sich direkt bei einer bestimmten beratenden Person zu registrieren. Dabei entfällt der Umweg über den gemeinsamen Pool für Neuanfragen.
Der Link eignet sich insbesondere im Rahmen eines hybriden Beratungssettings (z. B. Präsenz- und Video-Beratung).

Durch den persönlichen Registrierungslink wird eine direkte, passgenaue Zuordnung ermöglicht und der Beratungsprozess vereinfacht.

Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel:

• Eine beratende Person arbeitet bereits in der Präsenzberatung mit einer/einem Ratsuchenden und möchte die Beratung künftig ergänzend über Video-Termine oder Mailberatung fortführen. In diesem Fall kann der persönliche Registrierungslink direkt weitergegeben werden.
• Auf der Webseite einer Beratungsstelle sind alle Beratenden mit Profilen gelistet. Ratsuchende können gezielt eine beratende Person auswählen, z. B. nach Thema, Verfügbarkeit oder anderen Kriterien, und sich über den jeweiligen persönlichen Registrierungslink anmelden.