🛠️Aufbau einer Beratungsstelle

#Drei Ebenen

Eine Onlineberatungsstelle ist in AYGOnet hierarchisch aufgebaut und besteht aus drei Ebenen.
Diese Struktur ermöglicht es Organisationen, ihr Beratungskonzept flexibel abzubilden und Rollen sowie Zuständigkeiten klar zu definieren.

1. Beratungsstelle

Die oberste Ebene bildet die gesamte Onlineberatungsstelle. Hier werden grundlegende Einstellungen, Zugänge und organisatorische Rahmenbedingungen festgelegt.

Je nach Konzept können sich Ratsuchende direkt auf dieser Ebene registrieren und erhalten anschließend Zugang zu den verfügbaren Angeboten.

2. Abteilungen

Innerhalb einer Beratungsstelle können nur eine oder mehrere Abteilungen eingerichtet werden. Abteilungen dienen dazu, unterschiedliche Themenfelder oder Zielgruppen strukturiert zu trennen.

Sind mehrere Abteilungen vorhanden, müssen sich die Ratsuchenden bei der Registrierung für eine Abteilung entscheiden.

Die Registrierung von Ratuschenden kann auch ausschließlich auf Abteilungsebene erfolgen, wenn Ratsuchende von Beginn an einem bestimmten Fachbereich strikt zugeordnet werden sollen.

3. Berater*innen

Die dritte Ebene umfasst die einzelnen Berater*innen. Jede beratenden Person ist einer Abteilung zugeordnet und übernimmt dort die direkte Fallarbeit.

Falls das Beratungskonzept dies vorsieht, können sich Ratsuchende auch direkt bei einem*einer bestimmten Berater*in registrieren.

Flexible Registrierung

AYGOnet unterstützt Registrierungen auf allen drei Ebenen — Beratungsstelle, Abteilung oder Berater*in. Welche Ebene genutzt wird, hängt vom individuellen Beratungskonzept der Organisation ab.
Dadurch lassen sich sowohl zentrale als auch spezialisierte oder personenbezogene Beratungsansätze effizient abbilden.

#Erstanfrage-Modus in Beratungsstellen mit mehreren Abteilungen

AYGOnet unterstützt zwei verschiedene Vorgehensweisen für den Umgang mit Erstanfragen in einer Beratungsstelle, die aus mehreren Abteilungen besteht: den Regulären Modus und den Strikten Modus.

1. Regulärer Modus

Im regulären Modus gelangen alle Erstanfragen zentral auf die Ebene der gesamten Beratungsstelle. Obwohl Ratsuchende bei der Erstellung ihrer Anfrage eine Abteilung auswählen, werden alle Erstanfragen in einem gemeinsamen Pool gesammelt, den alle Berater*innen einsehen und bei Bedarf filtern können.

Falsche Zuordnungen lassen sich jederzeit unkompliziert korrigieren. Berater*innen können Erstanfragen flexibel zwischen den Abteilungen verschieben, sodass eine durchlässige und effiziente Fallverteilung gewährleistet bleibt.

2. Strikter Modus

Auch im strikten Modus wählen Ratsuchende bei der Erstanfrage eine konkrete Abteilung aus. Die Anfrage wird aber ausschließlich dieser Abteilung zugeordnet und erscheint nicht zentral auf der Beratungsstellen-Ebene. Zugriff auf die Erstanfrage haben nur die Berater*innen der ausgewählten Abteilung.

Eine Durchlässigkeit zwischen den Abteilungen besteht hier nicht. Wird eine Anfrage in der falschen Abteilung gestellt, können Berater*innen die Zuordnung nicht korrigieren. Ratsuchende müssen die Auswahl selbst berichtigen und eine neue Anfrage in der passenden Abteilung stellen.