Buchungen und einladungen

#Buchungen verwalten

Beratungstermine mit Buchung werden von Ratsuchenden gebucht – auch ohne Registrierung im System. Berater*innen müssen offene Beratungstermine nicht buchen.

🦉Ist das Modul Interne Kommunikation gebucht, können auch interne Termine mit Buchungspflicht erstellt werden. In diesem Fall buchen Teamkolleg*innen den Termin.

#Buchungen verwalten als Berater*in

In der Terminansicht können Sie jederzeit nachverfolgen, ob und wie viele Personen einen Termin bereits gebucht haben. Die Teilnehmerzahl wird nach jeder Buchung automatisch aktualisiert. Zusätzlich erhalten Sie als Terminerstellende*r eine E-Mail-Benachrichtigung bei jeder neuen Buchung.

⚠️ Nach Ablauf der Buchungsfrist ist eine Buchung nicht mehr möglich.

Wurde der Termin von niemandem gebucht, wird er aus dem öffentlichen Kalender entfernt. Registrierte Nutzer*innen sehen den Termin weiterhin in der Listenansicht – jedoch entsprechend markiert.

#Termine buchen als Ratsuchende*r

Eine Buchung kann auf folgende Wege erfolgen:

• über den öffentlichen Kalender – für offene Termine
• im persönlichen Kalender – für registrierte Nutzer*innen
• im Beratungs- bzw. Mailverlauf – bei Terminen mit Einladung

Nach Klick auf Termin buchen öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit weiteren Informationen zur Buchung.

Nach erfolgreicher Buchung erhalten Ratsuchende einen Link zum Meetingraum:

• Registrierte und eingeloggte Nutzer*innen: Der Termin kann später direkt innerhalb der Anwendung betreten werden.
• Ohne Registrierung aber mit E-Mail-Angabe: Der Link wird per E-Mail zugesendet. Der Termin kann ausschließlich über diesen Link betreten werden.
• Anonyme Buchung (ohne Registrierung und ohne E-Mail-Angabe): Der Link wird direkt nach der Buchung angezeigt und muss gespeichert werden.

#Einladungen verwalten

👉 Mehr zu Terminen mit Einladung finden Sie hier.

Wird ein Termin mit Einladung erstellt, erscheint dieser automatisch:

• in der Kalender- und Listenansicht der eingeladenen Personen
• im Beratungsverlauf (bei Ratsuchenden) bzw. im Mailverlauf (bei internen Terminen)

🦉Ist eine E-Mail-Adresse im System hinterlegt, erhalten eingeladene Personen zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung über den neuen Termin.

#Teilnahmestatus verwalten

Eingeladene Personen können die Einladung annehmen oder ablehnen und dem/der Terminerstellenden so eine direkte Rückmeldung zukommen lassen.

Ändert sich der Status, wird der/die Terminerstellende automatisch per E-Mail benachrichtigt.
💡 Eine abgesagte Teilnahme kann nachträglich widerrufen werden – die Teilnahme kann bis zum Termin noch bestätigt werden.

Der aktuelle Teilnahmestatus ist jederzeit in der Terminansicht und im Beratungsverlauf einsehbar und wird durch folgende Symbole dargestellt:

• Teilnahme-Status noch unklar
• Terminteilnahme bestätigt
• Termin abgesagt oder