Nutzerverwaltung

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Nutzer*innen und Gruppen

#Allgemeine Hinweise

Es gibt drei grundlegende Benutzerrollen:

• Administrator*in (Admin)
• Berater*in
• Ratsuchende*r

Je nach Beratungsstellen-Typ oder Organisationsstruktur können zusätzliche Rollen vergeben werden:

• Berater*innen können eine der folgenden Rollen zugeteilt bekommen: Regelberater*in, Peerberater*in oder Berater*in mit Zuweisungsrechten.
• In einer Regel-Beratungsstelle können Berater*innen zusätzlich die Rolle Supervisor erhalten.
• In einer Beratungsstelle mit mehreren Abteilungen kann zusätzlich die Rolle Abteilungsadministrator*in vergeben werden.

Prinzipiell gilt:

• Administrator*innen und Berater*innen werden von Administrator*innen oder – im Auftrag – vom AYGOnet-Team angelegt.
  🦉Ratsuchende hingegen registrieren sich selbst.
• Passwörter werden ausschließlich von den jeweiligen Benutzer*innen selbst vergeben.
• Aus Sicherheitsgründen müssen neue Konten von Administrator*innen in einem Zwischenschritt von dem*der Hauptadministrator*in freigegeben und aktiviert werden.
• Wie viele Administratoren*innen- und Berater*innen-Konten Sie anlegen dürfen, hängt von Ihrer Buchung ab.

#Aufgaben der Administrator*innen

#Freigabe von Benutzer*innen-Konten

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Nutzer*innen und -Gruppen -> Rollenliste auswählen

Es gibt zwei Szenarien, in denen eine Freigabe von Benutzer*innen-Konten durch eine administrierende Person erforderlich ist:

1. Freigabe nach Kontosperrung
Geben Administrator*innen oder Berater*innen beim Login ihren Benutzernamen oder ihr Passwort dreimal falsch ein, wird der Zugang vorübergehend gesperrt und muss freigegeben werden.

2. Freigabe nach Passwort-(Rück)Setzung
Nach einer Passwort-Rücksetzung eines Administrator*innen- oder Berater*innen-Kontos muss der Zugang zusätzlich von einem/einer Administrator*in freigegeben werden.

❗Bis zu dieser Freigabe ist für die Nutzer*innen keine vollständige Anmeldung möglich.

#Konto freigeben

• Die Administrator*innen der Beratungsstelle werden automatisch per E-Mail informiert, dass eine Freigabe notwendig ist.

• Ein*e Administrator*in loggt sich ein und kann über die Liste der Administrator*innen oder Berater*innen die Freigabe erteilen.

• Die Freigabe erfolgt im jeweiligen Bearbeitungsfenster des Benutzerkontos.

• Nach der Freigabe können sich die Benutzer*innen in ihrem Konto wieder anmelden, diese verrwalten und Beratungen fortführen.

#Abwesenheitsnotiz für Dritter verwalten

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Nutzer*innen und -Gruppen -> Rollenliste auswählen

Bei nicht planbarer Abwesenheit kann eine administrierende Person die Abwesenheitsnotiz für andere Nutzerinnen aktivieren, etwa wenn Berater*innen oder Administrator*innen unerwartet und kurzfristig ausfallen.

#Abwesenheitsnotiz aktivieren

Suchen Sie in der Liste den/die Beraterin oder Administratorin für den/die Sie eine Abwesenheitsnotiz aktivieren wollen und klicken Sie auf bearbeiten.

In dem Bereich Abwesenheitsnotiz:

• Aktivieren Sie die Option Abwesenheitsnotiz.
• Tragen Sie den gewünschten Hinweistext im Editorfeld ein.
• Speichern Sie die Eingabe.

#Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Die Abwesenheitsnotiz kann sowohl von dem*der Beratenden selbst als auch von Administrator*innen jederzeit über den Schalter wieder deaktiviert werden.