Erstanfragen und Ratsuchendenkommunikation

#System-Benachrichtigung bei Erstanfrage

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Allgemeine Einstellungen -> Bereich Erstanfragen und Ratsuchenden-Kommunikation

Hat sich eine*n Ratsuchende*n neu registriert und eine Erstanfrage gestellt, geht eine automatische Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse(n), die hier eingetragen werden.
Es können mehrere E-Mail-Adressen kommagetrennt angegeben werden.

#Zeiten für den Mailversand einschränken

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Allgemeine Einstellungen -> Bereich Erstanfragen und Ratsuchenden-Kommunikation

Sie können optional virtuelle Öffnungszeiten für ihre Beratungsstelle festlegen, und so sicherstellen, dass Mailnachrichten von Berater*innen nur innerhalb eines definierten Zeitraumes an die Ratsuchenden zugestellt werden.
Alle Berater*innen-Mails, die außerhalb dieses Zeitraums geschrieben und versendet werden, bleiben auf unseren Servern und werden erst mit Beginn des nächsten definierten Zeitraumes zugestellt.

Ist diese Option aktiviert (-> Schalter auf ja), müssen Sie Anfangs- und Endzeit definieren.
Es gelten immer die Werktage Montag bis Freitag.

Legen Sie beispielsweise den Zeitraum von 08:00 bis 18:00 Uhr fest. Wenn eine Beraterin außerhalb dieses Zeitfensters, etwa um 19:00 Uhr, eine Mail an Ratsuchende sendet, wird die Nachricht erst am nächsten Tag um 08:00 Uhr zugestellt und für die Ratsuchenden sichtbar. Erfolgt das Versenden am Freitag um 19:00 Uhr, erhalten die Ratsuchenden die Nachricht erst am folgenden Montag um 08:00 Uhr.
Nachrichten, die von Ratsuchenden gesendet werden, werden hingegen jederzeit, auch innerhalb des festgelegten Zeitfensters, sofort an Berater*innen zugestellt.

#Notausstieg für Ratsuchende

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Allgemeine Einstellungen -> Bereich Erstanfragen und Ratsuchenden-Kommunikation

Der Notausstieg (auch „Panikbutton“ genannt) ist eine Sicherheits- und Schutzfunktion bei Angeboten für Menschen in belastenden oder potenziell gefährlichen Situationen (z. B. bei häuslicher Gewalt, Zwang, Missbrauch). Er ermöglicht Nutzer*innen, mit einem Klick die Beratungsseite sofort zu verlassen und auf eine unauffällige, unverfängliche Seite (z. B. eine neutrale Nachrichtenseite oder eine Suchmaschine) weitergeleitet zu werden.

Ist die Funktion aktiviert, ist der Notausstieg-Button für die Ratsuchende überall innerhalb der Anwendung erreichbar - auch auf mobilen Geräten.

Desktop-Ansicht

Mobile Ansicht

• Stellen Sie den Schalter auf „Ja“, um den Notausstieg zu aktivieren.
• Geben Sie zusätzlich die URL der Weiterleitungs-Webseite ein. Bitte wählen Sie eine neutrale Seite, die zu Ihrem Zielpublikum passt.

• 🦉 Ratsuchende können in ihren Einstellungen eine eigene Weiterleitungs-URL eingeben. Wird keine eigene URL angegeben, gilt die Weiterleitung der Beratungsstelle.

#Willkommensnachricht

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Allgemeine Einstellungen -> Bereich Erstanfragen und Ratsuchenden-Kommunikation

Wenn Sie den Schalter aktivieren, kann eine Willkommensnachricht für die Ratsuchende verfasst werden. Diese wird nach der Registrierung bei der Erstanfrage angezeigt.

Dieser Text kann den Ratsuchenden verdeutlichen, was das Aufgabengebiet der Beratungsstelle (bzw. Abteilung) ist. Sie können den Ratsuchenden auch sonst hilfreiche Informationen mitteilen.

Die Willkommensnachricht kann auf Beratungsstellen oder Abteilungsebene eingestellt werden (durch die Administratoren*innen), aber auch auf Berater-Ebene (für Registrierung über den persönlichen Beraterlink). ❗tbd

🦉 Bei Buchung von zusätzlichen Fremdsprachen, denken Sie dran die Übersetzungen über die Sprach-Reiter einzupflegen

So schaut es bei Ratsuchenden aus

#Automatischer Kontakt

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Allgemeine Einstellungen -> Bereich Erstanfragen und Ratsuchenden-Kommunikation

Es kommt vor, dass Ratsuchenende sich registrieren, aber nicht direkt eine Erstanfrage verschicken - z.B. weil der Mut auf einmal fehlt, oder sie gestört wurden.
In einem solchem Fall hat die Beratungsstelle die Möglichkeit anhand einer automatisierten Nachricht selbst den ersten Kontakt herzustellen. Der*die Ratsuchende würde diese Nachricht beim nächsten Login im Posteingang vorfinden.

Aktivieren Sie zuerst die Option und füllen Sie die neu-erscheinenden Felder:

• Bezeichnung des Absenders
• Tagesfrist
• Nachrichtstext

Diese Nachricht wird nach Ablauf der Frist automatisch versendet - wenn bis dahin keine Erstanfrage gestellt wurde. Der*die Ratsuchende findet sie beim nächsten Login im Posteingang.

#Anfrage direkt starten

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Allgemeine Einstellungen -> Bereich Erstanfragen und Ratsuchenden-Kommunikation

Mit Aktivierung dieser Option werden Ratsuchende nach der Anmeldung direkt zur Erstanfrage-Maske geleitet, um sofort mit ihrer Anfrage beginnen zu können.

Für Beratungsstellen, deren Schwerpunkt die Mailberatung ist, sollte diese Option aktiviert werden.

Dies ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die Beratung, reduziert Klickwege und erleichtert Ratsuchenden den Start ihrer Anfrage.

#Bildschirmmitteilung

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Allgemeine Einstellungen -> Bereich Erstanfragen und Ratsuchenden-Kommunikation

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Sie eine temporäre Mitteilung anlegen, die Nutzer*innen direkt nach dem Anmelden in einem Popup-Fenster angezeigt wird.

Diese kann zum Beispiel genutzt werden, um auf längere Antwortzeiten in der Mailberatung hinzuweisen, über Urlaubszeiten oder Schließtage zu informieren oder einfach saisonale Grüße wie „Frohe Ostern“ zu übermitteln.

Wählen Sie auch aus, wer die Mitteilung sehen soll:

• Ratsuchende und Beratende
• nur Ratsuchende
• nur Beratende

Die Bildschirmmitteilung hat keine sonstigen Auswirkungen auf die Beratung und dient nur dem temporären Austausch von Informationen.

So schaut es bei Ratsuchenden aus