Interne Kommunikation
Das Modul Interne Kommunikation ermöglicht den sicheren schriftlichen Austausch zwischen Mitarbeiter*innen innerhalb der Beratungsstelle. Hier können Berater*innen und Administrator*innen untereinander Nachrichten versenden, empfangen und interne Abläufe koordinieren – schnell, datenschutzkonform und übersichtlich.
💡Bei einer parallelen Buchung des Chat- oder Videomoduls können auch interne Termine erstellt und unter Kolleg*innen wahrgenommen werden.
Die interne Kommunikation steht allen Benutzer*innen mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung. Sie dient ausschließlich dem internen Austausch und ist klar von der Klient*innenkommunikation getrennt.
#Allgemeine Hinweise
#Navigation
Sie erreichen die interne Kommunikation über einen Klick auf Ihr Profilbild und die anschließende Auswahl des Menüpunktes Interner Bereich.
#Farbgebung
Farbgebung:
Die Grundfarbe aller Hinweise ist in der internen Kommunikation standardmäßig blau (in der Mailberatung rot).
Diese Farbgebung kann abweichen, wenn Ihre Beratungsstelle eigene Farbwerte personalisieren ließ. Dies betrifft sowohl die Mail-Kommunikation als auch eventuelle Chat- oder Videotermine.
#Interne Mail-Kommunikation
Die interne Mail-Kommunikation funktioniert – abgesehen von einigen spezifischen Unterschieden – im Wesentlichen wie die Mailberatung.
Einige Funktionen stehen ausschließlich in der Mailberatung zur Verfügung. Für die Nutzung der internen Kommunikation können Sie jedoch grundsätzlich die Hinweise aus dem Handbuch zur Mailberatung heranziehen.
🦉Bitte beachten Sie:
Wo im Handbuch für die Mailberatung von einer Beratungsübersicht oder einem Beratungsverlauf die Rede ist, entspricht dies in der internen Kommunikation der Gesprächsübersicht bzw. dem Gesprächsverlauf.
#Struktur der internen Mail-Kommunikation
#Grundfunktionen der internen Kommunikation
- Nachrichten: schreiben, beantworten, Dateien anhängen, Textbausteine verwenden
- Entwürfe: schreiben, bearbeiten, kommentieren
- Sprachnachrichten: aufnehmen, hören, beantworten
- Markierungen setzen
- Notizen erstellen, verwalten
- Suchfunktion nutzen
- Drucken oder PDFs erstellen
- Gruppen anlegen, verwalten, löschen
- Archivierung nutzen
#Spezifische Funktionen der internen Kommunikation
❗Diese Funktionen stehen in der Mailberatung nicht zur Verfügung
#Etiketten
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Ihre Beratungsstelle oder Abteilung die Zusatzfunktion Etiketten gebucht und aktiviert hat.
Mit Etiketten können Berater*innen und Administrator*innen Nachrichten in der internen Kommunikation schnell einordnen und übersichtlich organisieren. Jedes Etikett steht für eine bestimmte Kennzeichnung.
Etiketten helfen Nutzer*innen, Nachrichten schneller wiederzufinden und gezielt nach Themen oder Bearbeitungsstatus zu filtern.
Die Administrator*innen legen die Bezeichnungen der Etiketten selbst fest. Die erstellten Etiketten stehen anschließend allen Berater*innen zur Verfügung und können an interne Nachrichten angehängt werden.
#Etiketten setzen
- In der Menüspalte neben einer Nachricht auf „Etiketten“ klicken.
- Aus der Liste eine oder mehrere Etiketten auswählen und zuordnen.
- Zum Löschen auf das Minus-Symbol neben der Etikette klicken.
#Nachrichten nach Etiketten filtern
Klicken Sie im Nachrichtenverlauf rechts auf das Suchmenü. Dort können Sie nach Etiketten filtern. Wählen Sie ein oder mehrere Etiketten aus und klicken Sie anschließend auf den Suchen-Button, um die entsprechenden Nachrichten gezielt wiederzufinden.
