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Protokollierung

#Vorarbeit zur Chat-Protokollierung

Alle Chat-Protokolle werden verschlüsselt auf unseren Servern gespeichert.
Um diese später abrufen zu können, müssen Berater*innen vor dem ersten Chattermin ein Passwort für die Protokoll-Entschlüsselung festlegen.

❗Ohne dieses Passwort sind die Chat-Protokolle nicht zugänglich.

#Passwort festlegen

➡️Menü Einstellungen -> Reiter Eigene Daten -> Bereich Verschlüsselung von Chatprotokollen

  • Gehen Sie zu Ihren eigenen Daten und scrollen Sie ganz nach unten bis zum Bereich Verschlüsselung von Chatprotokollen
  • Legen Sie ein Passwort für die Protokoll-Entschlüsselung fest.
    🦉Sie können dasselbe Passwort verwenden wie für Ihren allgemeinen Zugang.
  • Klicken Sie anschließend auf Verschlüsselung aktivieren.

Hiermit ist die Vorarbeit abgeschlossen!

#Verwaltung des Protokoll-Passwortes

  1. Wenn Sie die Sicherheit Ihrer Chat-Protokolle erhöhen möchten oder der Verdacht besteht, dass Ihr bisheriges Passwort kompromittiert wurde, können Sie eine Passwortänderung durchführen.
    Klicken Sie hierfür auf Neues Kennwort festlegen und geben Sie dazu einmal das alte Passwort und zweimal das neue Passwort ein.
    Sie behalten damit die bestehende Verschlüsselung und alle bisherigen Protokolle.
  2. Wenn Sie Ihr Passwort zur Protokoll-Entschlüsselung vergessen oder verloren haben, aber weiterhin zukünftige Protokolle lesen möchten, müssen Sie eine Neuverschlüsselung durchführen. Dabei werden alle bisherigen Protokolle für Sie nicht mehr abrufbar.

#Protokollierung in der Lobby

In der Lobby werden alle Gesprächsverläufe automatisch protokolliert.
Vor Betreten des Chatraums wird ein entsprechender Hinweis allen Ratsuchenden angezeigt.

Möchte eine Ratsuchender keine Protokollierung, muss der/die Berater*in ein Sprechzimmer erstellen und sich dort mit der Person zurückziehen.
Eine Verweigerung der Protokollierung ist in der Lobby nicht möglich.

#Protokollierung im Sprechzimmer

Im Sprechzimmer ist die Protokollierung standardmäßig deaktiviert. Sie kann nur manuell durch eine beratende Person aktiviert werden und erfordert die Zustimmung aller anwesenden Ratsuchenden.

🦉 Es ist möglich, die Protokollierung ohne Zustimmung der Ratsuchenden zu erzwingen. Diese Einstellung muss jedoch in der Verwaltung der Beratungsstelle von den Administrator*innen aktiviert werden. Mehr dazu hier.

#Protokollierung aktivieren

Anders als in der Lobby, wo die Protokollierung automatisch erfolgt, kann sie im Sprechzimmer optional von den Berater*innen aktiviert werden.

  • Die Aktivierung alleine reicht nicht. Die anschließende Zustimmung aller anwesenden Ratsuchenden ist erforderlich, damit die Protokollierung tatsächlicht startet.
  • Gibt mindestens eine Person keine Zustimmung oder widerruft diese, findet keine Protokollierung statt bzw. wird die laufende Protokollierung gestoppt.

#Aktivierung der Protokollierung durch Berater*innen

Die Protokollierung im Sprechzimmer kann von zwei Stellen aus aktiviert werden:

  1. Direkt beim Erstellen eines Sprechzimmers
  1. Im Verwaltungsbereich des Chatfensters unter den Einstellungen

❗Die Protokollierung startet erst nach ausdrücklicher Zustimmung der Ratsuchenden.

#Zustimmung der Protokollierung durch Ratsuchende

Ratsuchende können die Protokollierung annehmen:

  1. Beim Betreten des Sprechzimmers, wenn die Option bereits initial aktiviert wurde
  1. Während des Gesprächs, wenn die Option von dem/der Berater*in nachträglich aktiviert wird

#Widerruf der Protokollierung durch Ratsuchende

Ratsuchende können über die eigenen Einstellungen jederzeit ihre Zustimmung zur Protokollierung während der Beratung im Sprechzimmer widerrufen.

Hat mindestens eine der im Sprechzimmer anwesenden Personen ihre Zustimmung nicht gegeben oder widerrufen, wird keine Protokollierung des Gesprächs durchgeführt bzw. kein Protokoll gespeichert – auch nicht anteilig.

Ein entsprechender Hinweis wird im Chatverlauf angezeigt.

#Zugriff auf die Protokolle

➡️Menü Beratung -> Reiter Termine

Nach Abschluss einer Chatberatung können Protokolle über die Termin-Listenansicht aufgerufen werden.

❗Protokolle sind erst nach dem Ende des festgelegten Beratungstermins abrufbar.

Beispiel: Wenn der Termin von 10:00 bis 11:00 Uhr angesetzt war, steht der Link zum Protokoll-Abruf erst ab 11:00 Uhr zur Verfügung.

Neben dem Lobby-Protokoll stehen – sofern alle Ratsuchenden zugestimmt haben – auch die Protokolle aus den eigenen Sprechzimmern zum Download bereit.

Klicken Sie auf den entsprechenden Link, um ein Protokoll zu öffnen.
Sie werden aufgefordert, Ihr zuvor festgelegtes Passwort zur Protokoll-Entschlüsselung einzugeben.

Das Protokoll kann anschließend direkt im Fenster gelesen, gedruckt oder als PDF gespeichert werden.