Ratsuchende

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Nutzer*innen und Gruppen-> Ratsuchende

Als Beratungsstelle-Administrator*in sehen Sie die Liste aller Ratsuchende innerhalb der Beratungsstelle.

🦉Als Abteilungs-Administrator*in sehen Sie die Liste aller Ratsuchende innerhalb einer Abteilung!

Filter verwenden
Mit dem Filter können Sie gezielt nach bestimmten Beratenden suchen und die Liste entsprechend eingrenzen.

Suchfunktion verwenden
Über die Suchfunktion können Sie gezielt nach Beratenden oder Ratsuchenden suchen. Geben Sie dazu den gewünschten Namen in das Suchfeld ein – die Ergebnisse werden in der Liste direkt angezeigt.

Sortierung verwenden
Über den Sortierungspfeil können Sie die Liste der Ratsuchenden nach verschiedenen Kriterien ordnen:

• Alphabetisch nach Name
• Registrierungsdatum
• Zuletzt online

Ein Klick auf den Pfeil ändert die Reihenfolge zwischen aufsteigend und absteigend.

#Berater*in-Zuordnung ändern

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Nutzer*innen und Gruppen-> Ratsuchende

In bestimmten Fällen ist es notwendig, als Administrator*in die Zuordnung von Berater*innen zu Ratsuchenden anzupassen:

• Zum Beispiel wenn eine Berater*in längerfristig ausfällt und dessen/deren Ratsuchende neu zugewiesen werden müssen.
• Auch beim Löschen eines/einer Berater*in kann eine Neuzuordnung erforderlich sein.

1. Suchen Sie den entsprechenden Ratsuchenden in der Liste.
2. Klicken Sie rechts auf das Bearbeiten-Menü und scrollen Sie zum Bereich Berater*in Zuordnung.
3. Wählen Sie einen neuen Berater*in aus und speichern Sie die Änderung.

🦉Hinweis zur Berater*in-Umzuweisung
Nach der Umzuweisung ist die Änderung sofort gültig, und die Beratung kann mit dem/der neuen Berater*in fortgeführt werden. Mehr dazu hier.

#Datei-Anhang-Freigabe für Ratsuchende

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Nutzer*innen und Gruppen-> Ratsuchende

Abhängig von der Konfiguration Ihrer Beratungsstelle haben Ratsuchende die Möglichkeit, Dateien und Dokumente direkt zu verschicken - oder auch nicht.

• In manchen Fällen muss diese Funktion manuell freigegeben werden (Option Ja, nach Freigabe).
• In dem Fall erfolgt die Freigabe in der Regel durch die beratende Person.
  Administrator*innen können aber technisch die Freigabe ebenfalls erteilen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Handbuch für die Mailberatung.

#Hinweis zur E-Mail-Adresse von Ratsuchenden

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Nutzer*innen und Gruppen-> Ratsuchende

Abhängig von der Konfiguration der Beratungsstelle können Ratsuchende eine E-Mail-Adresse bei der Registrierung oder nachträglich in den Profileinstellungen angeben.

• Ob eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, können Administrator*innen und Berater*innen über das Bearbeiten-Menü eines bestimmten Ratsuchenden einsehen.
• Es wird lediglich angezeigt, ob eine E-Mail-Adresse im System existiert; die tatsächliche Adresse selbst wird zu keinem Zeitpunkt und niemandem angezeigt.

oder:

#Herausgabe der E-Mail-Adresse beantragen

In Ausnahmefällen kann die Herausgabe einer E-Mail-Adresse beantragt werden. Dies ist nur möglich, wenn eine staatliche Stelle die Herausgabe als notwendig erachtet und bei uns beantragt, zum Beispiel bei Androhung einer Straftat.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden für Notfälle