Sicherheit und Registrierung

#Löschfristen von Zugängen

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Löschfristen

Sie können eine für Ihre Beratung passende Konfiguration zur Löschung der Ratsuchenden-Daten bei Inaktivität festlegen. Dabei können Sie einen Zeitrahmen zwischen 3 Monaten und nie auswählen.

Regelmäßig wird vom System geprüft, welche Ratsuchenden sich innerhalb des von Ihnen gewählten Zeitraumes nicht mehr eingeloggt haben. Entsprechende Konten werden anschließend gelöscht.

Beim automatischen Löschvorgang werden die Konten der betroffenen Ratsuchenden mit allen Nachrichten endgültig gelöscht. Statistikdaten, Gruppen-Nachrichten und das Logbuch sind davon nicht betroffen.

❗Ein/e Ratsuchende/r kann den Löschvorgang jederzeit selber initiieren.
🦉 Sollten Sie also gesetzlichen Dokumentationspflichten unterliegen, müssen Sie dies in Ihrer Planung berücksichtigen. Nutzen Sie hierfür die Druckfunktion und das Logbuch, um erforderliche Daten rechtzeitig zu sichern.

#Einstellungen für den Registrierungsprozess

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Registrierungsprozess

#E-Mail-Adresse bei Registrierung abfragen

❗Ist die Einstellung Anonyme Beratung bereits aktiviert, wird die E-Mail-Adresse grundsätzlich bei einer Registrierung nicht abgefragt und dieser Bereich ist in der Anwendung nicht sichtbar.

Legen Sie fest, ob Ratsuchende bei der Registrierung eine E-Mail-Adresse angeben sollen.
Falls ja, entscheiden Sie anschließend, ob diese Angabe freiwillig oder verpflichtend erfolgen muss.

Die E-Mail-Adresse von Ratsuchenden ist zu keinem Zeitpunkt für Administrator*innen oder Berater*innen einsehbar.
Sie wird verschlüsselt und sicher auf unseren Servern gespeichert und ausschließlich für systemtechnische Aufgaben genutzt – etwa für Passwortzurücksetzung oder Benachrichtigungen.

#Hinweise zur E-Mail-Abfrage bei der Registrierung

Für Ratsuchende bringt die Angabe einer E-Mail-Adresse mehrere Vorteile:

Bei einem vergessenen Passwort kann ein Link zum Zurücksetzen direkt per E-Mail zugesendet werden. Ohne E-Mail Adresse können Ratsuchende Ihre Passworte nicht zurücksetzen.
Ratsuchende erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald ihre Berater*in eine neue Antwort geschrieben hat.
Sie können die 2-Faktor-Authentifizierung nutzen.

🦉Diese Informationen werden den Ratsuchenden während der Registrierung beim Klick auf die Infobox auch angezeigt!

Wenn Sie die Anonymität Ihrer Beratung betonen möchten, empfehlen wir, die E-Mail-Abfrage als freiwillige Option beizubehalten (2ter Button auf Nein setzen).

Je nach Einstellung in der Beratungsstellen-Verwaltung können Ratsuchende ihre E-Mail-Adresse auch nachträglich in den eigenen Profil-Einstellungen hinterlegen.

#Registrierungen einschränken

Folgendes gilt nur, wenn Sie die Zusatzfunktionen PLZ-Filter, Registrierungscode oder TAN-Codes gebucht haben.

➡️ Menü Einstellungen -> Reiter Beratungsstelle -> Sicherheit und Registrierung -> Bereich Registrierungsprozess

#Registrierung auf bestimmte Postleitzahlen einschränken

Für lokale Beratungsangebote

Sie können festlegen, dass sich Ratsuchende nur aus bestimmten Postleitzahlengebieten registrieren können.

Tragen Sie dafür die zulässigen Postleitzahlen für Ihre Beratungsstelle ein.
Bitte geben Sie hier die Postleitzahlen an, die für die Beratungsstelle gültig sein sollen. Sie können die PLZ kommagetrennt einzeln eingeben, oder PLZ-Bereiche zwischen zwei Postleitzahlen mit einem Bindestrich oder eine Kombination von beiden, z.B. : 53001-53055,53604 .
Verfassen Sie einen Hinweistext für nicht abgedeckte Postleitzahlen.

Bei der Registrierung werden die Ratsuchenden nach ihrer Postleitzahl gefragt. Stimmen die eingegebenen Daten mit einer Ihrer hinterlegten Postleitzahlen überein, kann die Registrierung erfolgen.

Andernfalls wird die von Ihnen selbst definierte Mitteilung angezeigt.

#Registrierung über Code einschränken

Exklusiver Zugang

Mit dem Registrierungscode grenzen Sie den Zugang zu Ihrer Beratungsstelle gezielt ein. Der festgelegte Registrierungscode kann an berechtigte Personen oder Gruppen innerhalb einer Organisation oder eines Unernehmens verteilt werden, die sich damit unkompliziert registrieren können.

Legen Sie einen Registrierungscode fest.
Zusätzlich können Sie einen Hinweistext hinterlegen, der den Ratsuchenden angezeigt wird.

Auf Seite der Ratsuchende

#Registrierung über Einmal-TAN-Codes einschränken

Freischaltung für Einzelpersonen

Mit den TAN-Codes können Sie individuell steuern, wer Zugang zu Ihrer Beratung erhält – sei es, um die Vorauszahlung einer Dienstleistung zu gewährleisten oder zur gezielten Vergabe an bestimmte Klient*innen. Generieren Sie hierfür ganz einfach innerhalb der Anwendung eine Liste TAN-Codes und geben Sie diese einzeln weiter. So stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen sich in Ihrer Beratungsstelle registrieren können.

Legen Sie fest, wieviele TAN-Codes generiert werden sollen und klicken Sie auf den Button Einmal-Codes generieren.
Laden Sie die Liste als PDF- oder Excel-Datei herunter und bewahren Sie sie sicher auf.
Sie können entweder die vollständige Liste oder zu einem späteren Zeitpunkt nur die Liste der noch nicht verwendeten TAN-Codes herunterladen.
Zusätzlich können Sie einen Hinweistext hinterlegen, der den Ratsuchenden bei der Registrierung angezeigt wird.

Auf Seite der Ratsuchende: